Kent u dat gezegde over het repareren van het dak als de zon schijnt? Dat geldt ook voor de medezeggenschap in uw bedrijf. Vaak wordt het oprichten van de ondernemingsraad vooruitgeschoven. Zolang de zon schijnt lijkt die dakreparatie immers niet direct nodig. Maar ook binnen uw onderneming kunnen donkere wolken verschijnen, en dan blijkt die kleine reparatie ineens een dure en lastige spoedklus. Alle reden dus om bij mooi weer dit artikel te lezen, zodat u op de hoogte bent van alle ins en outs van de ondernemingsraad.
Wat is een ondernemingsraad?
Een ondernemingsraad (hierna ook wel OR genoemd) wordt ingesteld om op te komen voor de belangen van personeel in een organisatie. De OR mag meedenken over bepaalde aspecten van de bedrijfsvoering, met name bedrijfseconomische en sociale onderwerpen. De taken en rechten van de OR zijn vastgelegd in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Een juiste inzet van de OR kan van grote waarde zijn, zowel voor werknemers als voor de werkgever. Een goede samenwerking en communicatie tussen werkgever en de OR is dus van groot belang. Niet voor niets wordt gesproken over ‘medezeggenschap’. De officiële gesprekspartner van de OR namens het bedrijf is de ondernemer, in de dagelijkse praktijk is dat veelal de bestuurder.
De WOR stelt het begrip ‘onderneming’ centraal. Dat is een feitelijk begrip dat niet altijd samengaat met een juridische entiteit. Een onderneming wordt door de WOR gedefinieerd als: een in de maatschappij als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch verband waarin arbeid wordt verricht. Doorgaans zullen veel bedrijven zelfstandig onder deze definitie vallen, maar natuurlijk zijn ook hier uitzonderingen op te bedenken. Vooral in groepsverband komt het voor dat meerdere bedrijven voor de toepassing van de WOR samen als onderneming worden gezien.
Wanneer is het instellen van een ondernemingsraad verplicht?
Voor de beantwoording van de vraag of het instellen van een OR verplicht is, moet worden gekeken naar de omvang van de onderneming. De verplichting bestaat voor ondernemingen met minimaal 50 medewerkers. Dat kan gaan om werknemers, maar ook om personen die op andere titel in de onderneming werkzaam zijn, denk aan uitzendkrachten die daar minimaal 15 maanden werken. Bovendien wordt het toepassingsbereik in sommige cao’s uitgebreid, bijvoorbeeld door de instellingsgrens te verlagen.
Voor ondernemingen met minder dan 50 medewerkers is een ondernemingsraad niet verplicht. Desondanks is het mogelijk de OR vrijwillig in te stellen. Heeft de onderneming meer dan 10 medewerkers, dan geldt wel een verplichting tot het instellen van een personeelsvertegenwoordiging (PVT) als de meerderheid van de werknemers daarom vraagt. Zonder OR en PVT moet het personeel minimaal twee keer per jaar inspraak kunnen hebben tijdens een personeelsvergadering. Ook in een kleinere onderneming acht de wetgever het dus van belang dat medewerkers enige vorm van medezeggenschap hebben.
Samenvatting:
- Onderneming met minimaal 50 medewerkers - instelling OR is bij wet verplicht
- 10-50 medewerkers - instelling van PVT is verplicht als 50% personeel dat vraagt
- Geen PVT of OR? Houd dan minimaal 2 keer per jaar een personeelsvergadering
- 1-10 medewerkers - geen verplichte instelling OR/PVT
Het ten onrechte niet instellen van een OR is niet zonder risico. Als de onderneming een verplichting tot instelling niet nakomt, kan een medewerker desnoods in rechte die instelling afdwingen. In spoedeisende gevallen, bijvoorbeeld in het zicht van een overname of reorganisatie, kan daarbij ook opschorting van de voorgenomen besluiten worden gevraagd. Heeft uw organisatie geen OR, terwijl dat volgens de wet wel nodig is? Peil dan regelmatig en aantoonbaar of er behoefte bestaat aan instelling PVT/OR.
Hoe richt je een Ondernemingsraad op?
De ondernemer neemt zelf het initiatief om een OR in te stellen. Hoe pak je het oprichten van een ondernemingsraad aan? Allereerst is het zinvol om een voorbereidingscommissie in te stellen. Dat is een groepje medewerkers dat de verkiezingen organiseert en een voorlopig reglement opstelt. Hierin wordt bijvoorbeeld vastgelegd hoe de verkiezingen verlopen, hoe de kandidaten geworven worden en wat de ondernemingsraad zal doen totdat er een definitief reglement is vastgesteld.
Vervolgens is het van belang om de medewerkers te informeren. Die informatie ziet op het uitleggen van de betekenis van een ondernemingsraad en diens taken en mogelijkheden. De OR bestaat uit eigen medewerkers die namens het personeel overleggen met de ondernemer. Medewerkers kunnen zelf deelnemen aan dit overleg door zich verkiesbaar te stellen (passief kiesrecht) of door hun stem uit te brengen bij de verkiezingen (actief kiesrecht). Een medewerker moet minimaal drie maanden in de onderneming werkzaam zijn om te kunnen stemmen of zich verkiesbaar te stellen.
Dan de verkiezingen. Het stemproces gaat door middel van een vertrouwelijke schriftelijke stemming aan de hand van één of meer kandidatenlijsten. Afhankelijk van de omvang van de onderneming heeft een OR minimaal 3 en maximaal 25 leden. Als de uitslag bekend is kan de ondernemingsraad worden geïnstalleerd. De WOR hanteert als uitgangspunt dat een OR een zittingstermijn van drie jaar heeft, waarbij alle leden tegelijk worden gekozen en aftreden. Het is mogelijk om in een OR-reglement afwijkende afspraken te maken. De OR kiest uit zijn midden een voorzitter en stelt een eigen reglement vast waarin (onder meer) de eigen organisatorische zaken worden vastgelegd. De ondernemer dient de benodigde faciliteiten ter beschikking te stellen aan de OR, denk aan tijd/ruimte, scholing en ondersteuning. Tip: maak hierover (jaarlijks) schriftelijke afspraken met de OR.
Welke taken en bevoegdheden heeft een Ondernemingsraad?
De ondernemingsraad heeft een aantal rechten om zijn functie te kunnen uitoefenen. Het meest basale is het recht van overleg. Regelmatig komen de OR-leden bij elkaar om te praten over wat er in het bedrijf speelt. Deze vergaderingen zijn zoveel mogelijk in werktijd. Minimaal tweemaal per jaar wordt de algemene gang van zaken binnen het bedrijf door de ondernemer met de OR besproken. De OR kan ook zelf initiatief nemen tot overleg over een bepaald onderwerp en agendapunten voorstellen voor een overlegvergadering. Bovendien is de ondernemer verplicht om de ondernemingsraad regelmatig en op tijd op de hoogte te stellen van de resultaten, vooruitzichten en financiën van het bedrijf.
Om zijn taak goed uit te kunnen voeren heeft de OR recht op informatie aangaande de onderneming, met name ten aanzien van de bedrijfseconomische en sociale onderwerpen. Het gaat dan om alle informatie die de OR in redelijkheid nodig kan hebben voor de vervulling van diens taak. Denk in ieder geval aan algemene gegevens over de werkzaamheden en de resultaten van de onderneming, alsook voorgenomen wijzigingen in het sociale beleid.
Het overleg met de OR bevat vaak vertrouwelijke informatie. OR-leden dienen die informatie vertrouwelijk te behandelen en hebben daarom een wettelijke geheimhoudingsplicht. Schending van die geheimhoudingsplicht wordt een OR-lid zwaar aangerekend en kan leiden tot ontslag (op staande voet). Tip: benoem voor / bij verstrekking schriftelijk dat sprake is van vertrouwelijke informatie en vermeld dat deze vertrouwelijk dient te worden behandeld.
Het advies- en instemmingsrecht van de OR
In sommige specifieke gevallen gaat de bevoegdheid van de OR verder dan informatie en overleg, we hebben het dan over het advies- en het instemmingsrecht. De wet bepaalt dat de ondernemer in bepaalde gevallen voor het nemen van een besluit advies moet vragen aan de OR. Het gaat dan om belangrijke besluiten over de organisatie van het bedrijf of het financiële beleid die impact kunnen hebben voor het personeel. De ondernemer dient zijn voorgenomen besluit goed uit te leggen, zodat de OR daarover een advies kan geven. Dit kan een positief advies zijn, maar ook een negatief advies of een advies met voorwaarden. Als de ondernemer het advies niet overneemt, dient hij zijn besluit gemotiveerd aan de OR mede te delen en de uitvoering van het besluit een maand uit te stellen. De OR heeft vervolgens in die periode de mogelijkheid het besluit ter toetsing aan de rechter voor te leggen. Maakt de OR daarvan geen gebruik, dan kan de ondernemer het besluit uitvoeren.
Als de ondernemer personele regelingen (zoals werktijden, arbeidsomstandigheden, opleidingen en functiebeoordelingen) wil instellen, stopzetten of veranderen dan is daarvoor groen licht nodig van de ondernemingsraad. Dit instemmingsrecht ziet alleen op besluiten van algemene strekking, niet op individuele situaties. Als de OR niet akkoord gaan met het voorstel mag de ondernemer het voorgenomen besluit niet nemen, tenzij hij daartoe vervangende toestemming van de kantonrechter krijgt. Gelet op de mogelijke impact van een negatieve terugkoppeling, verdient het aanbeveling een instemmingstraject goed voor te bereiden. Een positieve terugkoppeling van de OR helpt daarentegen vaak bij de acceptatie van een besluit door de overige medewerkers omdat zij zich vertegenwoordigd voelen door de OR.
Tot slot
De Nederlandse rechtspraak laat zien dat er niet heel veel wordt geprocedeerd over dit soort zaken. In de meeste gevallen worden geschillen in goed overleg opgelost. Dat neemt niet weg dat een OR-traject veel impact kan hebben op de gang van zaken in een bedrijf, zowel in positieve als in negatieve zin. Meer dan genoeg reden om de medezeggenschap serieus te nemen en daarmee proactief aan de slag te gaan.
