De tijd dat vakanties worden gepland is weer aangebroken. Het onderwerp vakantiedagen zorgt binnen de werkrelatie regelmatig voor vragen en dilemma’s. In deze blogreeks behandelen we diverse onderwerpen die daarbij aan de orde komen. Dit keer uitgelicht: de opbouw van vakantiedagen en het verval daarvan.

Vakantie – juridisch bezien

Vakantie wordt gezien als de vrijstelling van de verplichting tot het verrichten van werk met behoud van salaris. Het doel van vakantie is de zogenaamde ‘recuperatiefunctie’: oftewel uitrusten en bijkomen. Het is allereerst de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer om vakantie op te nemen om daarmee aan die herstelfunctie te voldoen. Daarnaast wordt het ook aan de zorgplicht van werkgevers toegerekend om werknemers in staat te stellen daadwerkelijk vakantie op te nemen. Het is ook aan werkgever een adequate verlofadministratie bij te houden en de werknemer daar desgevraagd inzage in te geven.

Wettelijke vakantiedagen

De wet bepaalt dat een werknemer jaarlijks recht heeft op een minimum aantal vakantiedagen. Dat wettelijk minimum hangt samen met de afgesproken arbeidsomvang. De werknemer heeft per jaar recht op vakantie gedurende vier maal de wekelijkse urenomvang. Een werknemer die 40 uur per week werkt heeft recht op 160 verlofuren per jaar. Werkt iemand 24 uur per week, dan bedraagt het wettelijke vakantiedagensaldo 96 uur. Is iemand niet het hele jaar in dienst, dan vindt de opbouw naar rato plaats.

Bovenwettelijke vakantiedagen

Het is niet mogelijk in negatieve zin af te wijken van het wettelijk recht op vakantiedagen, maar wel in positieve zin. In veel gevallen heeft een werknemer recht op meer vakantie dan het wettelijk minimum. We noemen dit de bovenwettelijke vakantiedagen. Dat recht kan bijvoorbeeld zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst, personeelshandboek of cao.

Verval van vakantiedagen

Het komt regelmatig voor dat niet alle vakantiedagen worden opgenomen. Bij herhaling daarvan hebben werknemers na verloop van jaren een flink verlofdagensaldo opgebouwd. Die vakantiedagen vertegenwoordigen een financiële waarde en een groot saldo kan dus (bijvoorbeeld bij een eindafrekening) flink in de papieren lopen. Bovendien wordt daarmee niet volledig voldaan aan de wettelijke recuperatiefunctie: het is echt de bedoeling dat werknemers vakantie opnemen. De dreiging van verval van vakantiedagen kan daaraan bijdragen.

Wettelijke vakantiedagen vervallen volgens de wet na verloop van zes maanden, te rekenen vanaf het einde van het jaar waarin deze zijn opgebouwd. Bovenwettelijke vakantiedagen vervallen na vijf jaar.  Wettelijke vakantiedagen die in 2022 zijn opgebouwd, vervallen dus in principe per 1 juli 2023.

Let wel op: dit verval mag niet als verrassingsbeslissing komen. Om daadwerkelijk tot verval te kunnen komen is het belangrijk de werknemers tijdig op de hoogte te stellen van een overschot aan dagen en vooraf kenbaar te maken dat verlies van die dagen dreigt. Bovendien moet de werknemer in de gelegenheid worden gesteld (en vriendelijk worden aangemoedigd) die resterende dagen tijdig op te nemen. Alleen dan is het mogelijk om – als daarna toch dagen overblijven – de overblijvende dagen als vervallen aan te merken.

Zo aan het begin van dit kalenderjaar doet zich dus het uitstekende moment voor om aan deze informatieplicht te voldoen. Neem het mee in de jaargesprekken, zet het in de nieuwsbrief of communiceer het op een andere manier. Zorg in ieder geval dat aantoonbaar blijkt dat u als werkgever aan uw informatie- en motivatieplicht hebt voldaan.

Schriftelijke of feitelijke afwijking van de vervaltermijn

Het is mogelijk in positieve zin van deze vervaltermijn af te wijken, door bijvoorbeeld af te spreken dat deze pas na 12 maanden komen te vervallen. Ook kun je een werknemer in een concrete situatie toestaan het betreffende overschot later in het betreffende jaar (en dus na 1 juli) op te nemen. Naast deze duidelijke afspraken, kan er ook in de praktijk een ‘afspraak’ zijn ontstaan van langere vervaltermijn. Zoals gezegd: in veel bedrijven bouwen werknemers stilzwijgend gedurende meerdere jaren een oplopend saldo op. Het is niet mogelijk die bestaande praktijk in één klap te beëindigen, dan zouden werknemers geen reële kans hebben hun saldo op een goede manier op te maken. Afhankelijk van de concrete situatie kunnen we met u bekijken hoe u de bestaande praktijk kunt ombuigen naar een systeem waarin werknemers hun saldo (grotendeels) jaarlijks opmaken.  

Wist u dat de wet bepaalt dat wettelijke vakantiedagen niet tussentijds mogen worden afgekocht? Veel werknemers willen een overschot graag uit laten betalen, maar de wet laat dit niet toe.  Dat kan alleen bij een eindafrekening na einde dienstverband. Bovenwettelijke dagen kunnen overigens wel tussentijds worden uitbetaald.