De tijd van vakantieplanning is weer aangebroken. Dit onderwerp zorgt binnen de werkrelatie regelmatig voor vragen en dilemma’s. In deze blogreeks behandelen we diverse onderwerpen die daarbij aan de orde komen. Deel 1 van de reeks vindt u hier. In deel 2 leest u welke regels van toepassing zijn op het opnemen van vakantiedagen en het wijzigen daarvan.

De wetgever hecht groot belang aan de recuperatiefunctie van vakantie: uitrusten van (en opladen voor) het werk. Ook in het maatschappelijk debat wordt aandacht besteed aan een goede work/life balance. Dat gaat niet alleen over het aantal werkdagen, thuiswerken of flexibele afspraken. Ook het opnemen van vakantie speelt daarin een belangrijke rol. Die herstelfunctie komt pas echt goed uit de verf als vakantie daadwerkelijk wordt opgenomen.

Is het verplicht om jaarlijks vakantie te geven en op te nemen?

De wet kent de verplichting toe aan de werkgever om een werknemer in de gelegenheid te stellen jaarlijks ten minste het wettelijk aantal vakantiedagen op te nemen. Kort gezegd komt dat erop neer dat een werknemer jaarlijks vier weken vrij moet kunnen zijn. De wet bepaalt bovendien dat die vakantie tijdig moet worden vastgesteld, zodanig dat een werknemer zich erop kan voorbereiden. Het is dus niet toegestaan een werknemer last minute te verplichten om vakantie op te nemen, tenzij deze daarmee instemt natuurlijk. Dat geldt in principe ook bij het einde van het dienstverband. Een werknemer kan dan niet gedwongen worden deze dagen tegen zijn zin op te nemen, een overschot komt voor uitbetaling in aanmerking.

Er bestaat geen wettelijke verplichting voor de werknemer om jaarlijks een minimum aantal vakantiedagen op te nemen. Dat neemt niet weg dat van een goed werknemer verwacht mag worden dat hij/zij zelf aandacht besteedt aan een goede werk/rust-balans, ook middels het tijdig en regelmatig opnemen van vakantie. Om toch enige invloed daarop uit te oefenen, raden wij werkgevers aan om gebruik te maken van de vervaltermijnen. Door tijdig en duidelijk aan te kondigen dat wettelijke verlofrechten vervallen als deze niet worden gebruikt, kunt u werknemers aansporen hun vakantie ook daadwerkelijk op te nemen.  U leest hierover meer in dit blog.

Wie bepaalt wanneer de vakantie wordt opgenomen?

Een vaak terugkerende vraag is wie er mag bepalen wanneer de vakantie wordt opgenomen. De wet geeft als uitgangspunt dat de wensen van de werknemer wordt gevolgd. Hiervan kan bij voorbaat schriftelijk worden afgeweken in cao of arbeidsovereenkomst. Het verdient aanbeveling van die mogelijkheid gebruik te maken en binnen het bedrijf afspraken te maken over de invulling van vakanties. Op die manier kan de vakantieplanning in goede banen worden geleid, hetgeen zowel de bedrijfsbelangen als de onderlinge verhoudingen tussen de collega’s ten goede komt. Let op: de vaststelling, wijziging of intrekking van een vakantieregeling behoeft op grond van de WOR de instemming van de Ondernemingsraad.

In geval van een concrete vakantie aanvraag kan een werkgever deze weigeren als daarvoor gewichtige redenen zijn. Denk dan aan een situatie waarbij de afwezigheid van de werknemer de bedrijfsvoering ernstig verstoort. Dit kan voorkomen op piekmomenten, of bijvoorbeeld als twee collega’s die elkaar vervangen tegelijk vakantie vragen. Belangrijk is wel om een schriftelijke aanvraag binnen twee weken te beantwoorden, daarna staat de aanvraag in principe vast.  

Is het mogelijk om vastgestelde vakantieplannen te wijzigen?

Wijziging van vastgestelde vakantie is niet altijd zomaar mogelijk. Als uitgangspunt geldt dat de wijziging mogelijk is met instemming van werkgever én werknemer. Een werkgever kan wensen dat een werknemer zijn vakantie verplaatst, bijvoorbeeld vanwege plotselinge drukte of personeelstekorten. Lijdt werknemer daardoor schade (bijvoorbeeld omdat de vliegtickets niet kunnen worden omgeboekt) dan dient werkgever die schade te vergoeden. Tip: bespreek dit punt direct bij een wijzigingsverzoek om discussie achteraf te voorkomen. De spiegelbeeldige situatie kan zich ook voordoen: een werknemer die zijn vakantie graag op een ander moment wil opnemen. Bedenk dat een werkgever dat verzoek niet zomaar hoeft in te willigen.

In het volgende deel van deze reeks besteden we aandacht aan de combinatie van vakantie en arbeidsongeschiktheid.