In onze eerste blog van deze reeks over het doorvoeren van een personele reorganisatie via de UWV-procedure, heeft onze arbeidsrechtspecialist Hanneke Hamelink aan u de verschillende bedrijfseconomische omstandigheden toegelicht die UWV bij een reorganisatie hanteert. In dit vervolg behandelen wij het verloop van de procedure en de verdere toetsing van UWV.
Het verloop van de UWV-procedure
De UWV-procedure gaat niet via de rechter. Het is een administratieve procedure, waarbij werkgever via formulieren aan UWV toestemming vraagt voor opzegging van de arbeidsovereenkomst. Deze formulieren zijn te downloaden via website van UWV en kunnen door werkgever zelf digitaal (via E-herkenning) worden ingevuld en ingediend. Dat neemt niet weg dat het aanbeveling verdient om juridisch advies in te winnen over de benodigde input en strategische kuezes voordat de procedure wordt gestart.
Bij het indienen van de formulieren krijgt werkgever direct de gelegenheid om de procedure ‘on hold’ te zetten door middel van een uitstelverzoek. Dat is een termijn van 14 dagen die gebruikt kan worden om in overleg te treden met de werknemer over een mogelijke beëindiging met wederzijds goedvinden. Komen partijen tot overeenstemming, dan eindigt de UWV-procedure. Als partijen de arbeidsovereenkomst niet in overleg kunnen beëindigen vervolgt UWV inhoudelijk de procedure.
UWV beoordeelt eerst of de aanvraag voldoende informatie bevat om deze in behandeling te nemen. Zo nodig krijgt werkgever de vraag om schriftelijk nadere input te leveren. Vanaf het moment dat de aanvraag inhoudelijk in behandeling wordt genomen duurt de procedure minimaal vier weken, maar in de praktijk zien we doorlooptijden van 8 à 10 weken. Allereerst stuurt UWV de ontvangen informatie door aan werknemer. De werknemer krijgt dan 14 dagen de tijd om een reactie (verweer) op de ontslagaanvraag te geven. Daarna besluit UWV ofwel tot een tweede schriftelijke ronde van hoor en wederhoor, ofwel tot inhoudelijke beoordeling.
De inhoudelijke toetsing van UWV is grofweg in te delen in drie stappen:
1. Beoordeling van de bedrijfseconomische reden(en)
2. Bepaling van de ontslagvolgorde
3. Beoordeling van de herplaatsingsinspanningen
Stap 1: Beoordeling van de bedrijfseconomische redenen
In ons vorige blog werden de verschillende vormen van bedrijfseconomische redenen al toegelicht. UWV toetst het bestaan van de aangevoerde reden marginaal, zij gaat niet op de stoel van de ondernemer zitten. Het is wel aan die ondernemer om toe te lichten (en met stukken te onderbouwen) dat de genoemde redenen terecht worden aangevoerd en ingrijpen nodig is voor een doelmatige bedrijfsvoering. Ook is het aan de werkgever om de koppeling te maken tussen het gevraagde ontslag en de aard en ernst van de gestelde bedrijfseconomische omstandigheden. UWV beoordeelt zelfstandig of de werkgever zijn aanvraag voldoende heeft onderbouwd. Daarbij kan het verweer van de werknemer een grote rol spelen, bijvoorbeeld als deze werknemer kan aantonen dat bepaalde stellingen van de werkgever niet (helemaal) waar zijn of de door werkgever gestelde impact in werkelijkheid anders of kleiner is.
Stap 2: Bepaling van de ontslagvolgorde
Als eenmaal duidelijk is dat ontslag aan de orde is, komt vervolgens de vraag op welke werknemer(s) voor ontslag in aanmerking komen. Belangrijk uitgangspunt in de UWV-procedure is dat die ontslagvolgorde objectief wordt bepaald. Werkgever mag dus niet zelf kiezen welke werknemer moet worden ontslagen. De wet kent hiervoor een aantal specifieke bepalingen. De regels met betrekking tot ontslagvolgorde luisteren nauw, dus het verdient aanbeveling de aanvraag op dit punt zorgvuldig voor te (laten) bereiden.
De eerste voorselectie wordt al gedaan bij de beoordeling van de bedrijfseconomische reden. De werkgever dient daar immers toe te lichten op welke werkzaamheden de ontslaggrond effect heeft en derhalve welke functies worden getroffen. TIP: Het is dus van groot belang duidelijk te hebben welke functies de verschillende werknemers hebben. Onduidelijkheid op dit punt belemmert het doorlopen van de UWV-procedure en het is een ‘makkelijk’ verweerpunt voor werknemers. Immers, als zij aantonen dat zij een andere functie hebben vallen zij daarmee vaak direct buiten de ontslagkeuze.
Nadat de voor ontslag in aanmerking komende functie(s) zijn bepaald, wordt gekeken of in die functie meer mensen werken dan er ontslagen nodig zijn. Is dat het geval, dan moet objectief worden bepaald wie mag blijven en wie mag worden ontslagen. Allereerst wordt gekeken naar de contracten. In zijn algemeenheid wordt hier uitgegaan van ‘flex gaat voor vast’: werkgever dient eerst de samenwerking of overeenkomsten met flexibele arbeidskrachten te beëindigingen voordat sprake kan zijn van ontslag van vaste medewerkers. Mocht ook daarna nog sprake zijn van benodigde ontslagen, dan wordt het afspiegelingsbeginsel toegepast. De werknemers in de betreffende functie(s) worden ingedeeld in vijf leeftijdscategorieën en vervolgens komen zij naar onderlinge verhouding voor ontslag in aanmerking op basis van ‘last in first out’ per categorie. Op die manier wordt behoud van een een gelijke leeftijdsopbouw beoogd.
Stap 3: Herplaatsingsinspanningen
Na het doorlopen van stap 1 en stap 2 is duidelijk welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen. Vervolgens dient werkgever nog te proberen of een werknemer kan worden herplaatst in een andere – passende – functie.
Allereerst doet zich dan de vraag voor wat wordt aangemerkt als een passende functie. Dit gaat om arbeidsplaatsen waarvoor een vacature bestaat of binnen redelijke termijn een vacature open valt. Als redelijke termijn wordt aangemerkt de opzegtermijn die geldt ten opzichte van de betreffende werknemer. Arbeidsplaatsen die worden ingevuld door zelfstandigen of bepaalde flexkrachten komen soms ook in aanmerking. Als de onderneming deel uit maakt van een groep, moet worden gekeken naar het aanbod binnen de hele groep. Inhoudelijk dient het te gaan om een functie die aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer. In tegenstelling tot de ontslagvolgorde is dit dus een subjectieve beoordeling, aansluitend bij de specifieke werknemer. Ook dient te worden meegenomen of een functie met scholing passend gemaakt kan worden.
Van de werkgever wordt een herplaatsingsinspanning gevraagd. Zorg dus als werkgever dat er aantoonbaar, concreet en correct wordt bekeken welke mogelijkheden zich binnen het bedrijf (of de groep) voordoen. Zorg ook dat de persoonlijke (on)mogelijkheden en wensen van de werknemer tijdig worden geïnventariseerd. Vraag de werknemer hier naar, noteer diens reactie en houdt eventuele mogelijkheden / vacatures ook bij. De kale constatering dat zich geen vacatures voordoen – zonder enige inspanning of gesprek - kan in de regel niet op goedkeuring van UWV rekenen. Ook een enkele verwijzing naar een vacatureoverzicht is (te) mager, het verdient aanbeveling een persoonlijk gesprek met de medewerker(s) te houden. UWV vraagt in de regel ook om deze feitelijke input als onderbouwing bij de ontslagaanvraag.
Als sprake is van een herplaatsingsmogelijkheid dient deze in beginsel aan de werknemer te worden aangeboden. Als werkgever daarvan af wil zien, zal dit goed moeten worden gemotiveerd. Een ontslag kandidaat dient bij gelijke geschiktheid voor te gaan op externe sollicitanten. Als sprake is van meerdere ontslagkandidaten voor dezelfde herplaatsingsoptie dan is het aan de werkgever om daarin zelf een keuze te maken, maar bedenk wel dat UWV een verantwoording van de herplaatsingsinspanningen kan vragen. Voor werknemers is het afwijzen van een mogelijke herplaatsingsoptie niet zonder (uitkerings)risico: de inspanning om ontslag te voorkomen wordt gezien als een gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever én werknemer.
Medezeggenschap in het kader van de UWV-procedure: let op werkgevers!
Naast de hiervoor genoemde drie stappen staan we nog kort stil bij de rol van medezeggenschap in de UWV-procedure. Hierbij geldt sinds kort dat UWV de medezeggenschapscheck direct in het eerste formulier doet. Dat betekent dat UWV bij de start van de procedure toetst of de medezeggenschapsverplichtingen juist zijn doorlopen. Dit lijkt wellicht een kleine wijziging, maar kan verstrekkende gevolgen hebben. Immers: als de voorgenomen ontslagen ten onrechte niet met de OR (ondernemingsraad) of personeelsvertegenwoordiging zijn besproken, kan UWV beslissen om de aanvraag niet (verder) in behandeling te nemen. De werkgever doet er dus goed aan deze verplichtingen in kaart te brengen voordat een procedure wordt gestart.
Tot slot
Heeft u als werkgever vragen over bedrijfseconomisch ontslag? Zowel voor, tijdens als na het doorlopen van de UWV-procedure kunnen onze advocaten u van advies en bijstand voorzien. Dat kan gaan om strategisch advies over een mogelijke herstructurering en/of reorganisatie binnen uw bedrijf, maar ook het concreet oppakken van de UWV-procedure.
Dit artikel is onderdeel van een reeks over de UWV-procedure, lees ook:
