In onze vorige blog legden wij uit wat algemene voorwaarden precies zijn, waarom ze nuttig zijn en om welke redenen onderscheid moet worden gemaakt tussen of uw klant een consument of een bedrijf is. In deze tweede blog over algemene voorwaarden komt aan bod hoe u uw algemene voorwaarden van toepassing kunt verklaren en hoe u geschillen over de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden voorkomt.

Geschillen over algemene voorwaarden

Op het moment dat een beroep wordt gedaan op een bepaling uit de algemene voorwaarden van de ene partij, is dat met regelmaat voer voor discussie. De andere partij stelt zich dan bijvoorbeeld op het standpunt dat hij de algemene voorwaarden nooit onder ogen heeft gehad of dat ze op een andere manier niet juist van toepassing zijn verklaard met als doel dat men geen beroep kan doen op de algemene voorwaarden. Het enkel hebben van een goede set algemene voorwaarden is dus niet voldoende: de algemene voorwaarden dienen ook op juridisch juiste wijze van toepassing te worden verklaard op de overeenkomsten met uw klanten. Als u dit nalaat loopt u het risico dat in het geheel geen werking toekomt aan uw algemene voorwaarden.

Let op: indien u meerdere sets algemene voorwaarden hanteert is het van belang om in de verwijzing naar uw voorwaarden duidelijk te maken welke algemene voorwaarden van toepassing zijn door bijvoorbeeld het toevoegen van een titel of versiedatum.

Hoe verklaar ik mijn algemene voorwaarden van toepassing?

Om geschillen over de toepassing van uw algemene voorwaarden te voorkomen, is het van belang om de algemene voorwaarden van toepassing te verklaren op de overeenkomst. Dat doet u door de klant hiervan op de hoogte te brengen. Dat kan in de offerte of in de overeenkomst zelf, maar het kan ook nuttig zijn om – bijvoorbeeld – op uw facturen en onderaan uw e-mails naar de voorwaarden te verwijzen.

Let op: de eerste verwijzing naar uw algemene voorwaarden dient expliciet vóór het sluiten van de overeenkomst te gebeuren!

Het is belangrijk om de klant daarnaast een redelijke mogelijkheid te bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen, anders weet hij immers niet welke bepalingen hij aanvaardt. Dat kan door de algemene voorwaarden ‘ter hand te stellen’, 

hiermee bedoelen we deze fysiek te overhandigen voor sluiting van de overeenkomst, of, in het geval dat de overeenkomst digitaal tot stand komt, door de algemene voorwaarden gelijktijdig met toezending van de offerte of voor toezending van de overeenkomst aan uw klant toe te sturen. Of de klant de algemene voorwaarden ook leest is voor u niet van belang: het gaat erom dat de klant ervan kennis heeft kunnen nemen. Daarmee heeft u aan uw terhandstellingsplicht voldaan.

Gelijk aan de regels met betrekking tot de totstandkoming van een overeenkomst, gelden voor algemene voorwaarden ook de gebruikelijke regels van aanbod en aanvaarding. Na uw aanbod in de vorm van verwijzing naar en terhandstelling van de algemene voorwaarden, dient de klant de toepassing van de algemene voorwaarden vervolgens te aanvaarden. Dat kan stilzwijgend of nadrukkelijk, waarbij nadrukkelijke aanvaarding conform vaste rechtspraak de voorkeur geniet. Dat kan door de klant voor de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden te laten tekenen of door bijvoorbeeld op ‘ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’ te klikken in het geval van een digitale overeenkomst.

Let op: het enkel drukken van uw algemene voorwaarden op (bijvoorbeeld) de achterzijde van uw offerte of het enkel meesturen van de voorwaarden met uw overeenkomst is niet voldoende! De algemene voorwaarden dienen expliciet op de overeenkomst van toepassing te worden verklaard. 

Ook al zitten uw algemene voorwaarden kunnen juridisch nog zo goed in elkaar, als de voorwaarden niet op correcte wijze van toepassing worden verklaard kunt u mogelijk alsnog geen succesvol beroep doen op die voorwaarden. Om die reden helpen wij u niet alleen bij het opstellen van uw voorwaarden, maar leggen we u ook stap voor stap uit hoe u deze moet hanteren. Indien gewenst verzorgen onze specialisten ook (inhouse) trainingen voor uw medewerkers die met de algemene voorwaarden moeten werken. Op die manier bent u ervan verzekerd dat een investering in uw voorwaarden zich ook terugbetaald.