Het arbeidsrecht kent vaste en tijdelijke contracten. Een vast contract geldt voor onbepaalde tijd, een tijdelijk contract wordt afgesproken voor een bepaalde termijn. Denk bijvoorbeeld aan een jaarcontract. Een belangrijk voordeel van een tijdelijk contract is dat dit – na afloop van de afgesproken termijn – automatisch stopt. Daarbij geldt wel een aanzegplicht.
Wat is de aanzegplicht en hoe werkt dat precies?
De wet verplicht een werkgever minimaal één maand voor de einddatum aan de werknemer te melden of hij contractverlenging aanbiedt. De aanzegplicht voor werkgever geldt alleen:
- bij tijdelijke arbeidsovereenkomsten
- met een concrete einddatum
- en een termijn van zes maanden of langer.
Het is verplicht om de aanzegging schriftelijk te doen. Een mondelinge toezegging of afspraak is niet genoeg, zelfs niet als je dat kunt bewijzen. Rechters hebben geoordeeld dat ook een aanzegging per e-mail volstaat. Zorg wel dat duidelijk blijkt dat de e-mail goed en tijdig is verzonden naar een e-mailadres dat de werknemer zelf gebruikt.
De wet bepaalt dat de werkgever minimaal één maand voor de einddatum aan werknemer moet laten weten of werkgever de samenwerking wil voortzetten. De aanzegging kan dus positief zijn (werkgever wil verlengen) of negatief (werkgever wil niet verlengen).
In een negatieve aanzegging laat de werkgever aan de werknemer weten dat verlenging geen optie is. De brief is daarmee ook een bevestiging dat de samenwerking stopt op de datum dat het lopende contract eindigt. Het is verstandig dat duidelijk en met de juiste datum te vermelden. Een negatieve aanzegging betekent meestal ook dat de samenwerking eindigt op initiatief van de werkgever. Dat heeft tot gevolg dat de werkgever een transitievergoeding moet betalen aan de werknemer.
Met een positieve aanzegging biedt de werkgever een contractverlenging aan. De werknemer moet dus een concreet aanbod ontvangen. Dat kan door middel van een brief met daarbij een nieuwe arbeidsovereenkomst waarin het aanbod is uitgewerkt. Het is ook mogelijk in de brief te benoemen dat het lopende contract onder dezelfde voorwaarden kan worden verlengd, of door alleen te benoemen welke voorwaarden zullen wijzigen.
Zorg dat duidelijk in de aanzegbrief staat dat sprake is van een aanbod. Het is daarna aan de werknemer om te kiezen of deze het aanbod accepteert. Maak in de aanzegbrief duidelijk op welke manier en binnen welke termijn de werknemer de keuze kan maken en bevestig dat het aanbod bij gebrek aan tijdige acceptatie vervalt. Het is verstandig om duidelijkheid te hebben ruim voor het lopende contract eindigt, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn. Het is onverstandig om na de einddatum door te werken als er nog geen duidelijkheid is.
Wat gebeurt er als werkgever niet aan de aanzegplicht voldoet?
Een veel gehoord misverstand: als werkgever niet aanzegt dan mag werknemer blijven. Dat klopt niet. Een vergeten aanzegging lijdt niet tot contractverlenging. De wet kent als sanctie een schadevergoeding toe aan de werknemer; een soort boete voor de werkgever. De hoogte van die vergoeding is afhankelijk van de situatie. Als de werkgever helemaal niet heeft aangezegd, bedraagt de boete een bedrag ter hoogte van het maandsalaris van de werknemer. Heeft de werkgever te laat aangezegd, dan bereken je de vergoeding evenredig aan de duur van de vertraging. Heeft werkgever halverwege de laatste maand aangezegd, dan bedraagt de vergoeding een half maandsalaris. Het recht op de vergoeding vervalt twee maanden na de einddatum.
Let op: het vergeten van de aanzegging leidt niet tot automatische verlenging van het dienstverband, maar feitelijk doorwerken na de einddatum in de meeste gevallen wel.
Hoe kan werknemer reageren op de aanzegging?
Als werknemer een negatieve aanzegging ontvangt, dan weet hij of zij vanaf dat moment op welke datum de arbeidsovereenkomst eindigt. De wetgever heeft werknemers daarmee meer tijd willen geven om zich voor te bereiden op een nieuwe baan. Maar tot de einddatum blijft de werknemer nog gewoon in dienst met alle bijbehorende rechten en verplichtingen. Het is verstandig samen goede afspraken te maken over de invulling van de samenwerking in deze periode. Na de einddatum heeft werknemer recht op een eindafrekening en een transitievergoeding.
Zoals gezegd bevat een positieve aanzegging een aanbod tot contractverlenging. Als de werknemer dat aanbod accepteert, ontstaat een nieuwe arbeidsovereenkomst. Misschien heeft werknemer eerst nog vragen over het aanbod, of wordt er onderhandeld over salaris of andere arbeidsvoorwaarden. Zorg voor duidelijke vastlegging van dit proces. De werknemer kan er ook voor kiezen om het aanbod niet te accepteren. In principe betekent dit dat de samenwerking eindigt op initiatief van de werknemer, daarmee verliest een werknemer ook het recht op een transitievergoeding. Dit kan mogelijk anders liggen als het verlengingsaanbod van de werkgever onredelijk afwijkt van de bestaande overeenkomst.
Tot slot. Drie tips voor werkgevers om goed aan de aanzegplicht te voldoen:
- Zorg voor agendering van de einddata van contracten en een melding ruim voor de aanzegtermijn. Zo heb je tijd om te bedenken of je wilt verlengen;
- Maak voor beide opties (wel of niet verlengen) een modeltekst die je gemakkelijk kunt aanpassen aan de concrete situatie zonder dat je belangrijke zaken vergeet;
- Kies voor een verzendmethode die past bij jouw bedrijf: een gesprek met een brief, een e-mail of misschien in combinatie met een bericht via WhatsApp.
Heb je vragen over de aanzegplicht of de wijze waarop dat in een concrete situatie uitpakt, neem dan gerust contact op. Indien gewenst kunnen wij de tekst van aanzegbrieven opstellen of adviseren over de juiste toepassing daarvan binnen de organisatie.
Deze blog heeft een algemeen en informatief doel en is niet bedoeld als juridisch advies. Dat betekent dat de informatie niet één op één toepasbaar is op elke specifieke situatie en geen (volledig) antwoord geeft op alle concrete vragen en omstandigheden. Voor meer informatie of mogelijkheden voor advies over dit onderwerp kun je vrijblijvend contact opnemen met één van onze advocaten.
