De drie meest gestelde vragen over omgaan met ziekmeldingen voorzien van een praktisch antwoord.
Een werknemer meldt zich ziek. Voor een werkgever of HR-professional speelt er dan veel tegelijk: werkzaamheden moeten worden overgenomen, afspraken moeten worden verzet en het verdere contact met en over de ziekmelding moet worden geregeld. Maar wat mag je als werkgever eigenlijk vragen in geval van een ziekmelding?
In de praktijk blijkt daar nog regelmatig onduidelijkheid over te bestaan. Mag je vragen wat de werknemer mankeert? Mag je informeren wanneer hij weer verwacht te kunnen werken? En hoe vaak mag je tijdens de ziekte contact opnemen? Hieronder bespreek ik drie veelgestelde vragen over het omgaan met ziekmeldingen.
Vraag 1. Mag ik een werknemer vragen waarom hij zich ziekmeldt?
Nee, je mag als werkgever niet vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte.
Dat betekent dat je niet mag vragen welke klachten werknemer heeft of door welke oorzaak hij ziek is geworden. Ook bij een ziekmelding vanwege stressklachten, een blessure of een medische behandeling, is het niet aan de werkgever om daar verder op door te vragen.
Dat betekent niet dat je bij een ziekmelding geen belangstelling mag tonen of helemaal geen vragen mag stellen. Je mag vragen naar informatie die noodzakelijk is voor de organisatie en begeleiding van het verzuim. Denk bijvoorbeeld aan de verwachte duur van de afwezigheid, de bereikbaarheid van de werknemer en overname van lopende werkzaamheden.
De grens is daarbij belangrijk: als werkgever mag je informatie verzamelen die nodig is voor de uitvoering van je rol als werkgever, maar vraag niet naar de medische situatie van de werknemer.
Voor leidinggevenden is dat onderscheid niet altijd vanzelfsprekend. Zij kennen de werknemer vaak goed en willen vanuit betrokkenheid weten wat er aan de hand is. Juist daarom is het verstandig om binnen de organisatie duidelijke afspraken te maken over welke vragen bij een ziekmelding wel en niet worden gesteld.
Vraag 2. Mag ik vragen wanneer de werknemer weer komt werken?
Ja, Je mag informeren naar de verwachte duur van het verzuim, maar houd dit vrijblijvend en probeer niet zelf een medische inschatting te maken.
Het is voor jou als werkgever relevant om te weten hoe lang een werknemer naar verwachting afwezig zal zijn. Dat helpt bijvoorbeeld bij het organiseren van vervanging en het plannen van werkzaamheden.
Een werknemer weet bij een ziekmelding echter niet altijd hoelang het verzuim zal duren. Het is daarom belangrijk om een inschatting van de werknemer niet te behandelen als een toezegging over de datum van werkhervatting. Ook hier geldt dat de werkgever zich moet onthouden van een medische beoordeling. De vraag of en in welke mate een werknemer arbeidsongeschikt is en welke mogelijkheden er zijn voor werkhervatting, behoort tot het terrein van de bedrijfsarts.
Praktisch gezien is het daarom vooral van belang om onderscheid te maken tussen de verwachte duur van de afwezigheid en de medische beoordeling van de arbeidsmogelijkheden. Over het eerste kan je als werkgever informatie aan de werknemer vragen; voor het tweede is de bedrijfsarts de aangewezen persoon.
Vraag 3. Mag ik een zieke werknemer verplichten bereikbaar te zijn?
Een ziekmelding betekent niet dat het contact tussen werkgever en werknemer volledig stilvalt.
Tijdens ziekte mogen werkgever en werknemer contact met elkaar hebben. Sterker nog, in het kader van de verzuimbegeleiding is contact noodzakelijk. Dat betekent echter niet dat een zieke werknemer permanent beschikbaar moet zijn voor zijn werkgever: arbeidsongeschiktheid is geen huisarrest. De aard en frequentie van het contact moeten passen bij de situatie, de mogelijkheden en bij de verplichtingen die in het kader van de re-integratie gelden.
Het verdient aanbeveling om afspraken te maken over de momenten waarop contact plaatsvindt en op welke manier dat gebeurt. Zo kun je rekening houden met de omstandigheden van de werknemer en de specifieke verzuimbegeleiding. Iemand die ernstig ziek is, zal immers niet zonder meer op dezelfde manier bereikbaar zijn als iemand die tijdelijk beperkt inzetbaar is.
Soms is een werknemer niet bereikbaar of werkt hij niet mee aan de noodzakelijke verzuim- en re-integratiebegeleiding. In dat geval is het relevant om te beoordelen welke verplichtingen op de werknemer rusten en welke vervolgstappen je als werkgever kunt nemen. Daarbij is het verstandig om eerst vast te stellen waarom het contact niet tot stand komt en welke afspraken daarover zijn gemaakt.
Samenvattend: Bij ziekmeldingen komt het steeds aan op hetzelfde onderscheid: de werkgever mag (beter gezegd; moet) het verzuim organisatorisch en arbeidsrechtelijk begeleiden, maar moet wegblijven van een medische beoordeling. Dat betekent bijvoorbeeld concreet:
- je mag vragen naar informatie die nodig is om het werk en het verzuim te organiseren;
- je mag informeren naar de verwachte duur van de afwezigheid;
- je mag afspraken maken over contact en bereikbaarheid;
- je mag niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte; en
- je gaat niet zelf beoordelen wat een werknemer medisch gezien wel of niet kan.
Een duidelijke verzuimprocedure met goede instructies aan leidinggevenden kan veel onduidelijkheid voorkomen. Zeker bij de eerste ziekmelding wordt immers vaak in een paar minuten de toon gezet voor het verdere verzuimtraject. Voor werkgevers en HR-professionals is het daarom belangrijk om niet alleen te weten dát een werknemer zich ziek mag melden, maar vooral ook welke informatie je vervolgens wel en niet mag uitvragen. Zowel voor het opstellen van verzuimprotocollen als voor begeleiding in individuele trajecten ben je bij Certus Advocaten aan het juiste adres. We helpen jou als werkgever graag op weg met juridische kloppende informatie en praktische tips die je direct kunt toepassen.
