Vakantie is een belangrijk onderdeel van goed werkgeverschap én goed werknemerschap. Het bevordert werkgeluk en duurzame inzetbaarheid en goede toepassing is dus in ieders belang. Tegelijkertijd roept het onderwerp regelmatig vragen op. Hoe regel je verlofaanvragen eerlijk? Wat moet je weten over opbouw en verval van vakantiedagen? En hoe voorkom je juridische valkuilen bij ziekte of uitdiensttreding? In deze blog vier praktische vakantietips.
Tip 1: Zorg voor duidelijke afspraken over vakantieopname
Een veelvoorkomende bron van frustratie op de werkvloer is onduidelijkheid over het opnemen van vakantiedagen. Wanneer moet je een vakantieaanvraag (uiterlijk) indienen? Mag je een vakantieaanvraag weigeren? Moet je akkoord gaan met last minute wijzigingen? De wet geeft aan dat werknemers het recht hebben op vakantie, maar ook dat je als werkgever een aanvraag mag weigeren als er gewichtige redenen zijn — bijvoorbeeld bij ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. Maar let op: zo’n weigering moet je goed kunnen onderbouwen, in principe binnen twee weken na het verzoek. Laat je een aanvraag langere tijd onbeantwoord, dan geldt de aanvraag als goedgekeurd. Alle regels omtrent vakantieaanvragen lees je hier.
Praktisch advies:
Zorg voor een helder verlofbeleid waarin je spelregels vastlegt over:
- termijnen voor aanvragen (bijvoorbeeld minimaal 4 weken van tevoren);
- perioden waarin beperkt verlof mogelijk is (zoals drukke seizoenen);
- de procedure bij het weigeren van verlof.
Zo voorkom je willekeur, schep je duidelijkheid voor je medewerkers en voorkom je juridische discussies. Stimuleer daarnaast ook het onderlinge draagvlak bij de collega’s, uiteindelijk komt een goede vakantieplanning, onderlinge waarneming en flexibiliteit ieders vakantiegenot ten goede. Blijf vakantieplanning ook buiten de zomerperiode als gespreksonderwerp aankaarten.
Tip 2: Beheer vakantiedagen actief – en voorkom stapeling
Wettelijke vakantiedagen (jaarlijks vier keer de wekelijkse arbeidsduur) moeten worden opgenomen binnen zes maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Daarna vervallen ze automatisch, tenzij anders afgesproken of als de werknemer ze redelijkerwijs niet kon opnemen (bijvoorbeeld bij bijzondere persoonlijke of bedrijfsorganisatorische omstandigheden).
Naast het wettelijke minimum kun je als werkgever extra vakantiedagen toekennen: de zogenoemde bovenwettelijke vakantiedagen. Dit kan aantrekkelijk zijn als arbeidsvoorwaarde. De bovenwettelijke vakantiedagen vervallen vijf jaar na het jaar van opbouw, leg ook dit vast. Wil je meer weten over de exacte regels omtrent opbouw en verval, lees dan hier verder.
Vakantiedagen hebben dus een houdbaarheidsdatum. Toch blijkt in de praktijk dat veel werkgevers ongebruikte vakantiedagen jarenlang laten doorschuiven. Gevolg: werknemers nemen mogelijk te weinig rust en bouwen grote verlofsaldi op die ze op een later moment willen opnemen of uit laten betalen. Een actieve houding voorkomt verlofstuwmeren en bevordert het welzijn van werknemers.
Praktisch advies:
- Informeer medewerkers regelmatig over hun openstaande verlof en vervaldata, zorg dat de gegevens per werknemer up to date en makkelijk opvraagbaar zijn.
- Overweeg een onderscheid in je administratie tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof, zodat je altijd inzicht hebt in welke dagen wanneer vervallen.
- Stimuleer aantoonbaar de tijdige opname van vakantiedagen, bijvoorbeeld via beoordelingsgesprekken of automatische meldingen bij een hoog saldo of dreigend verval.
- Besteed aandacht aan de positieve werking van vakantie en leg uit dat het gebruiken van vakantiedagen ook onderdeel is van goed werknemerschap.
Tip 3: Sta zieke werknemers toe om vakantie op te nemen — maar laat dit medisch toetsen
Een veelvoorkomende denkfout is dat zieke werknemers geen recht hebben op vakantie, of juist dat zij daarvoor geen vakantiedagen hoeven op te nemen. Dat klopt allebei niet. Misverstanden hierover leiden regelmatig tot juridische geschillen, vooral als later discussie ontstaat over het aantal nog openstaande verlofdagen of de loonbetaling.
Werknemers die ziek zijn mogen als zij dat willen op of met vakantie, zij kunnen net als iedere andere werknemer vrij nemen. Werknemers kunnen daarvoor gewoon een vakantieaanvraag indienen en werkgever moet deze aanvraag in beginsel goedkeuren. Toch is enige voorzichtigheid geboden. Daarom kan het verstandig zijn om de bedrijfsarts in te schakelen en hierover advies in te winnen.
Praktisch advies:
- Laat een werknemer die ziek is en vakantie wil opnemen, dit expliciet aanvragen (bij voorkeur schriftelijk of per e-mail).
- Bevestig schriftelijk dat het om vakantieverlof gaat en hoeveel dagen worden afgeschreven.
- Tijdens het vakantieverlof heeft werknemer recht op 100% salaris, ongeacht de eventuele andere regels over loon tijdens ziekte.
- Overweeg om het verzoek te laten toetsen door de bedrijfsarts, om te beoordelen of de vakantie de re-integratie niet belemmert.
Voor meer informatie lees je hier verder over de combinatie van ziekte en vakantie.
Tip 4: Regel tijdig de afwikkeling van vakantiedagen bij uitdiensttreding
Wanneer een werknemer uit dienst heeft de werknemer meestal nog een saldo aan openstaande vakantiedagen. Dit saldo vertegenwoordigt soms een grote financiële waarde, maar kan ook door de werknemer gebruikt worden om richting de einddatum nog extra vrije tijd in te plannen.
Het is belangrijk om goede afspraken te maken over op welke manier dit saldo vakantiedagen wordt opgebruikt. Gaat werknemer de vakantiedagen opnemen, wordt het saldo uitbetaald of een combinatie daarvan? Dit gaat helaas regelmatig mis. Dat kan leiden tot discussies of zelfs juridische claims, waarbij onduidelijkheid in de regel voor risico van de werkgever komt.
Een goed voorbeeld hiervan is de werkgever die een werknemer ‘vrij geeft’ in zijn laatste werkdagen of zelfs weken, ervan uitgaande dat werknemer snapt dat dit vakantiedagen kost. Als dit niet vooraf duidelijk is afgesproken, zal werknemer eerst van de vrije dagen kunnen genieten, om vervolgens alsnog aanspraak te kunnen maken op uitbetaling van vakantiedagen. Afhankelijk van het openstaande saldo kan dit een dure miscommunicatie zijn, die gelukkig simpel te voorkomen is met deze tips.
Praktisch advies:
- Zorg dat het verlofsaldo altijd actueel en transparant is — ook tijdens de opzegtermijn.
- Informeer werknemers voor uitdiensttreding duidelijk over hun openstaande verlof en bespreek of het wordt opgenomen of uitbetaald. Leg dit vast.
- Noteer de uitbetaling van verlof expliciet op de eindafrekening.
Tot slot: goed vakantiebeleid is meer dan een HR-formuliertje
Een transparant en actueel vakantiebeleid voorkomt scheve gezichten, juridische discussies en onnodige kosten. Door duidelijke regels, goede communicatie en actief verlofbeheer houd je vakantie werkbaar — voor werkgever én werknemer.
Wil je jouw verlofbeleid laten toetsen, heb je vragen over vakantie en arbeidsrecht? Of heb je te maken met een specifieke situatie en wil je juridisch advies? Neem gerust contact op, ik help je graag verder.
